Diskussionsforum

Hallo,

mich würde interessieren, wie ihr eure Praxis organisiert habt, v.a. in
- Bezug auf Terminplanung (PC oder per Hand?)
- mit oder ohne Praxissoftware
- Ablage der Patientenakten

Meine Praxis besteht seit ca. 5 Jahren, ca. 80% Hausbesuchspatienten, ca. 1 Vollzeitmitarbeiter,1 Teilzeitmitarbeiter bzw. 450-Euro-Basis. Durch die vielen Hausbesuche lief es bisher so, dass jeder Mitarbeiter die Termine mit seinen Patienten selber vereinbarte und eigenständig seinen eigenen Terminplan führte. Da jetzt ein weiterer Mitarbeiter hinzukommt, überlege ich, wie ich die Organisation umstellen kann um mehr Einblick in die jeweiligen Terminpläne zu haben und z. B. bei einer Neuanfrage gleich konkrekt einen Termin vergeben zu können. Außerdem möchte ich schlichtweg auch mehr Kontrolle über die Mitarbeiter haben. (Leider negative Erfahrungen gemacht, mit einer Ex-Mitarbeiterin...) Bisher hatte ich vom jeweiligen Mitarbeiter vorab eine Kopie des geplanten Wochenablaufes( hat sich natürlich ständig geändert) und eine wöchentliche Abrechnung.

Weiter überlege ich, ob ich mir eine Praxissoftware zulege und die Abrechnung mit den KK nicht mehr über eine Abrechnungsfirma mache. Durch die Software erhoffe ich mir auch eine Zeitersparnis bei Schreiben der Zuzahlungsrechnungen.... außerdem mehr Struktur im Praxisablauf.

Weitere Frage, wie und wo legt ihr die Akten von beendeten Therapien ab? Ich habe bisher DINA4 Ordner, alphabetisch sortiert, für jeden Patienten ein Trennseite, wo die Verordnungskopien nach der Abrechnung landen, aber auch die Doku bzw. alle weiteren Therapiedaten/Arbeitsblätter/Befunde.....

Ich würde mir sehr gerne Anregungen holen, wie dies bei anderen läuft!

lg und schönen sonnigen Tag

Mag mir jemand Tipps geben??

Also ich rechne über ein Rechenzentrum ab. Rechnungen sind fix geschrieben. Da ich nur das Datum bei meinem Patienten ändere und die Rechnungsnummer und evt die Adresse. Bei den Langzeitpatienten ändert sich ja an der Rechnung so wie so nix. Das Rechenzentrum hat mich schon vor etliche Schaden bewahrt. Sonst hätte ich schon mal paar 100€ weniger auf dem Konto. Rezepte muss ich nur alle im Umschlag tun, den Rest macht das Rechenzentrum. Das Rezept musst du ja trotz dem noch per Hand ausfüllen. Geht aber in der Regel ganz schnell.
Dokus werden noch per Hand geführt. Wobei ich auch schon am Überlegen bin, ob ich für jedem Patienten einen Ordner am PC anlegen sollte und dort die Dokus am PC führe. Zumal das dann auch eigentlich schneller gehen müsste. Ich habe echt noch keinen Plan wie ich das genau mache, da die Akten schließlich 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Wäre auch noch zu überlegen was du dann machst, wenn der PC mal abstürzen würde. Alles auf dem USB Stick zu speichern geht ja auch nicht auf dauer, da dieser auch irgend wann mal voll sein wird.
Gut man könnte das Ganze über One Drive ablegen, dann wären die Daten auch noch da, falls mal der PC abstürzen würde, was ja eigentlich unbegrenzt möglich sein müsste.
Termine werden so wohl Elektronisch mit dem Smartphone eingetippt bei HB und noch mal auf dem Papierkalender übertragen. Ich bin mir nur am Überlegen ob ich doch evt jedes mal den Papierkalender mitschleppe auf HB da es mir echt schon mal passiert ist, dass der elektronische Kalener auf meinem Smartphone nicht funktioniert hat oder der Termin falsch übernommen wurde.
Außerdem ist der auf dem Smartphone mir zu unübersichtlich. Ich würde wenn dann eine elektronischen Gruppenkalender einführen, wo du die Termine vom jeden Mitarbeiter einsehen kannst. So wüstest du auch bei Neuaufnahmen, welcher deiner Mitarbeiter noch Kapazitäten frei hätte und dann könntest du die Termine auch selber bei deinem Mitarbeiter rein schreiben. Dieser Kalender sollte mit dem Smartphones deiner Mitarbeiter synchronisiert werden können.

Hallo!

In meiner ambulanten Zeit wurden die Terminpläne der MA in einem großen Terminplaner
per Hand geführt. Auch wenn die MA selbst führten, war der Planer in der Zentrale auch
immer für den Chef einsehbar.

Jede Patientenakte mit Doku, Berichten und VO-Kopie kam in einen A4 Hefter.
Auch wenn Berichte auf PC geschrieben wurden, kamen sie immer ausgedruckt
in die Papierakte.
Ich habe Prüfungen durch den MDK (ambulant und stationär) miterlebt...
Papier ist wichtiger!!!! Weil nicht so leicht veränderbar. Im PC kann ja alles im
Nachhinein noch verändert werden, hat weniger Beweiskraft.

Zum Ende des Jahres wurden alle beendeten VOs/Patientenakten eines Jahres in einen/mehrere
Ordner gepackt und ins abschließbare Archiv gestellt (Schrank/Abstellraum).

Bei allem, was übers Smartphone läuft, muss man an den Datenschutz denken!
Wieviel Sicherheit hat man, daß die Daten nicht gehackt werden können.

@kukdiehe
Statt Stick lässt sich besser eine regelmäßige Sicherungkopie auf eine externe Festplatte ziehen,
die hat mehr Speicherkapazität.
Bei einer Sicherung über Cloud wäre ich sehr vorsichtig!!
Auch hier wieder: Datenschutz.
Der Betreiber/Inhaber der Cloud müsste in Deutschland sitzen,
damit auch tatsächlich die deutschen Datenschutzrichtlinien für den Betreiber gelten.

Wobei ich die Logik mit der Doku per Papier auch nicht so richtig verstehe, dass man das nicht so leicht mehr ändern kann. Du kannst doch auch beim Papier was Dokumentieren, was nicht gemacht wurde oder ein anders Datum rein schreiben. Ich kann auch beim Papier eine ganze Seite verschwinden lassen. Das Einzige was ginge, dass kein andere handschriftlich für dich die Doku schreiben kann, bzw man dabei misstrauisch werden kann, wenn du zwar die Therapie gemacht hast, aber jemand anderes die Doku gemacht hat.
Das macht bei uns Ergos keinen Sinn, da wir so wie so keine bestimmten Fobis vorweisen müssen, um bestimmte Sachen abrechnen zu können, das würde nur dann sinn machen, wenn du eine bestimmte Fobi dafür brauchst, damit du die Verordnung auch abrechnen kannst.

Wegen dem Kalender da dürftest du nur einen Papierkalender haben und müsstest selbst die Berichte an dem Arzt Handschriftlich machen, da ein PC auch gehegt werden kann. Es gibt ja viele Praxen, die ja einen elektronischen Kalender benutzen.
Gut das du die Daten nicht bei One Drive ablegen solltest das leuchtet ein, da da auch rein theoretisch unbefugte auch einen Zugriff haben könnten.

Zitat:

Ich habe Prüfungen durch den MDK (ambulant und stationär) miterlebt...
Papier ist wichtiger!!!! Weil nicht so leicht veränderbar. Im PC kann ja alles im
Nachhinein noch verändert werden, hat weniger Beweiskraft.

Hallo Chip Chap,
dem möchte ich wirklich wiedersprechen, da man auch an einem Dokument erkennen kann wann es zuletzte bearbeitet wurde.d.h. nachträglich verändert wurde.

Habe mich auch lange dagegen gesträubt und mein Papier verteidigt, aber seit dem ich nun umgestellt habe, möchte ich nie mehr eine Papierakte haben. Virtuell hat einfach viel mehr Vorteile. Das fängt schon da mit an dass wenn ich den Aufnahmebogen gemeinsam mit dem Patienten ausfülle er am Bildschirm genau lesen kann was ich schreibe und ggf. korrigieren. Die Aktenablage ist soviel einfacher (auf exteren Festplatten natürlich schön verschlossen) und es spart so enorm viel Platz. Ich benötige nicht mehr ewig Zeit eine alte Akte rauszusuchen etc.
Und wegen dem Datenschutz, klar ist das unsicher es kann jemand in den PC "einbrechen" aber das kann man in einen Raum in dem Papierakten liegen auch.... man muss nunmal für Datenschutz sorgen (Virenschutz etc) und dann ist man auf der sicheren Seite.

Grüße
Lusa

Zitat / CD77 hat geschrieben:

Hallo,
- Bezug auf Terminplanung (PC oder per Hand?)
- mit oder ohne Praxissoftware

Seit ca. 5 Jahren am PC mit einer OpenSource-Lösung inkl. Selbstabrechnung - bei Fragen bitte melden!

Zitat / CD77 hat geschrieben:

Hallo,
- Ablage der Patientenakten

Doku von Hand, Ablage am Heftstreifen in Jahresordnern sortiert

Ich nutze Thera -Pi und bin mehr als zufrieden.
Ich kann Patientendaten und Verordnungen anlegen und verwalten, Verordnungen selbst mit wenigen Klicks abrechnen, Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge verwalten, Mahnungen schreiben, Berichte schreiben und dokumentieren und vieles mehr.
Ich kann's nur empfehlen!

..ich kann nur von meinen Erfahrungen berichten
(bin seit 20 Jahren im Job):
der MDK wollte Akten in Papier-Form !

Zitat:

der MDK wollte Akten in Papier-Form !

Hallo ChipChap,
wie lange ist das her? Weil es ist doch mittlerweile überall so (Krankenhaus, Arzt etc) dass der Pc und damit die virtuelle Dokumentation einzug hält. und was der MDK will ist einerlei, es steht in den Rahmenverträgen nicht das man auf Papier dokumentieren muss, es steht lediglich da das man zu dokumentieren hat.
Sollte ich diesen Fall also mal erleben (habe meine Praxis auch schon eine ganze Weile und bisher keinerlei Schwierigkeiten diesbezüglich gehabt) werde ich mich auf die Rahmenveträge mit den Krankenkassen berufen.

Grüße

Lusa

Im stationären Bereich ist es bei mir ca 7 Jahre her,
im ambulanten Bereich ca 5 Jahre.

Hallo,

danke für eure Berichte wie ihr die Dinge handhabt.

@chipchap: Da wir sehr viele Hausbesuchspatienten haben, ist es nicht realistisch einen Terminplan für die einzelnen Therapeuten in der Praxis zu haben. Aktuell hat jeder seinen Terminkalender und plant mit seinen Patienten Termine. Von den Mitarbeitern erhalte ich immer für die kommende Woche eine Kopie des Plans, damit ich einen Überblick habe. Benötige ich für einen neuen Patienten einen Termin, wird dies abgesprochen und der Patient zurückgerufen....
Bei den beendeten Therapien bin ich mir noch unschlüssig, ob die in Jahresordner kommen sollen... bei einer späteren Anfrage müsste ich ja dann wissen, in welchem Jahresordner ich suchen muss....

@kukdiehe: Müssen die Akten wirkich 10 Jahre aufbewahrt werden? Ich dachte3 bzw. 5 Jahre nach Beendigung der Therapie.

lg

Ich hatte in Erinnerung 10 Jahre Aufbewahrungspflicht, was ich ganz schön lange finde.
Das steht aber auch in den Rahmenverträgen drin, wie lange da die Aufbewahrungspflicht ist.
Ich habe zwar nach 2 Jahren noch keinen großen Ordner voll. Aber meine Praxis besteht ja schließlich erst auch seit 2,5 Jahren bald ab nächsten Monat und die Praxis wirft zwar jetzt endlich mal Gewinn ab, es ist jedoch noch Luft nach oben. Letzes Jahr hat der erwirtschaftete Umsatz nur für die Unkosten gereicht. Wenn ich mal damit rechne, dass ich so mindestens 20 bis 30 Patienten so pro Monat haben werde, dann sind das ganz schön viele Ordner, die dann in 10 Jahren zusammen kommen werden.

Und wenn Ihr mal z.B. in die Rahmenverträge schaut und Euch nicht auf Infos aus unsicherer Quelle verlasst???
Bischen Googeln ...
Und die Anzahl der Ordner ist doch total unrelevant.

Viele Grüße

Klar schau ich in den Rahmenvertrag, aber nicht während ich hier auf einen Beitrag antworte, der ein ganz anderes Thema betrifft.

lg