Diskussionsforum

Es ist immer wieder ärgerlich, das manche Patienten einfach ihren Termin nicht absagen. Die Jenigen die nicht absagen, sind meistens eigentlich bei mir immer welche die einen Termin für das Erstgespräch telefonisch ausgemacht haben. Von denen habe ich meistens erst mal nur die Telefonnummer. Heute die Frau angerufen leider ging keiner an das Telefon sonst hätte ich gefragt, wo die den bleibt. Weist ihr schon am Telefon die Patienten darauf hin, dass sie den Termin binnen 24 h vorher absagen müssen. Um der Person ja ne Ausfallgebühr in Rechnung stellen zu können brauch ich ja schließlich die Adresse. Lasst ihr die euch gleich schon mal am Telefon geben. Ich vergeude ja schließlich bei nicht abgesagten Terminen auch meine Zeit. Die Nummer lass ich mir immer gleich am Anfang geben. Wie sind den eure Erfahrungen so? Bei denen die dann auch zur Erstaufnahme erschienen sind, da hatte ich bis jetzt so gut wie keine Probleme. Mir scheint es echt eine Unart in letzter Zeit zu sein, dass man wenn man doch zu jemand anderem geht, nicht einmal absagt und ich halt für diese Person extra den Termin frei. Bis jetzt gab es ja immer die Aufklärung über diese Regelung wer nicht innerhalb dieser 24 h nicht absagt, dass dieser Termin dann privat in Rechnung gestellt wird. Bin jedoch mir am Überlegen ob ich die Patienten gleich mal am Telefon sie über dieser Regelung aufkläre. Wobei ich da ja auch ne Unterschrift brauche. Oder schneidet ihr dann das Gespräch mit. Natürlich muss ich den Patienten darüber auch informieren.

... der Patient kann sich nur an Regeln halten, die du mit ihm vereinbarst hast. Wenn er nicht weiß, dass er 24 Std. vorher absagen muß, kannst du das auch nicht einfordern.

Wenn du willst, dass du Patienten für nicht abgesagte Termine eine Rechnung schicken kannst, solltest du auch bei einer Telefonaufnahme die Adresse mit aufnehmen. Ohne Anschrift hast du halt Pech gehabt.

Mach dir am besten einen Vordruck für Telefonaufnahmen in den du alle notwendigen Patientendaten am Telefon einträgst und auf den du auch alle, für die Patienten, wichtigen Informationen aufgelistet hast. Wenn du diesen Vordruck am Telefon immer in der gleichen Reihenfolge abarbeitest, hast du alle Daten und Informationen zusammen und deine Patienten alle wichtigen Informationen von Anfang an erhalten.

Ob du dann Ausfallrechnungen schreibst, kannst du dann immer noch entscheiden.

MfG falladar

Ok ich war mir nur nicht so sicher ob ich ab da schon die Regel einführen kann. Dann werde ich das in Zukunft generell so handhaben, dass der Patient schon gleich bei den ersten Termin den er nicht absagt mir eine Ausfallgebühr bezahlen muss. Und ich dann gleich mal am Telefon seine kompletten Daten wie Telefon und Adresse mit aufnehmen werde.
Es geht mir nur darum, dies zu minimieren. Ich denke und hoffe mal wenn ich gleich am Telefon mich mit dem Patienten einige, dass er schon wenn er diesen Termin nicht absagt ne Ausfallgebühr zahlen muss er dann auch wirklich hoffentlich erscheint oder absagt. Vor allem wenn ich dann gleich mal die Adresse habe. Ob ich die dann wirklich einforder kann ich ja immer noch entscheiden.
Werde es dann auch jeden Patienten nett und freundlich erklären und dann wenn die Patienten wissen warum ich es so mache, dann werden die dann schon Verständnis haben.

Hallo,

Ausfallgebühr kannst Du erst einfordern, wenn du einen Vertrag mit dem Patienten hast, dem beide Seiten zugestimmt haben. Das ist allerdings bei telefonischer Telefonvereinbarung schwer möglich. Ausfallgebühr wird daher erst nach der ersten Einheit möglich sein: Strenggenommen ist eine Terminvereinbarung ein mündlicher Vertrag - aber beweis das mal ...

Gruß
nimis

Telefonische Verträge:
Laut § 355 BGB bei Fernabsatzverträgen besteht eine Widerrufsfrist von 14 Tagen. Jedoch nur, wenn der Hinweis auf diese 14-tätige Frist vor Beginn der Dienstleistung schriftlich zugestellt wird. Achtung: Auch eine E-Mail kann im Zweifel als schrifliches Zusenden gewertet werden.

Mal davon abgesehen, das das bei einer Ergopraxis realitätsfern ist und man einfach auf dem unternehmerischen Risiko sitzenbleibt.

Zitat / Kukdiehe hat geschrieben:

Oder schneidet ihr dann das Gespräch mit. Natürlich muss ich den Patienten darüber auch informieren.

Dann mach dass mal, die Patienten kommen dann bestimmt gerne zu dir und schenken dir dein Vertrauen (Ironiealarm)!

Also, dass kann ja mal passieren, ist aber zumindest bei uns sehr selten. Wenn sie gar nicht mehr kommen, haben sie halt evtl. woanders schneller einen Platz bekommen und dann war es erledigt für die Klienten.
Meines Erachtens ist es wenig kundenbindend, wenn ich nur "schnell" die Telefonnummer aufnehme und einen Termin vereinbare.
Ich finde es unanbdingbar, vor dem ersten Termin eine telefonische Aufnahme zu gestalten, innerhalb derer nicht nur Telefonnummer und Anschrift, sondern auch Arzt, Kasse, Geburtsdatum, Anliegen, Diagnose, mögliche günstige Terminzeiten und zusätzlich Unterlagen zu erfragen sind, die mitzubringen sind. Innerhalb dieses Gesprächs wird bereits eine bindende Atmosphäre geschaffen, zumindest mehr, als hätte ich nur die Telefonnummer notiert.

Ansonsten halte ich es so, wie nimis und Rapor es bereits erwähnten, hake es lieber unter dein unternehmerisches Risiko ab, wenn ich unseren potentiellen Neukunden direkt Paragraphen vor den Latz knalle, dann spricht sich dass auch rum...!

Gruß, ergotron

Ja Danke für eure Rückmeldungen ihr habt mir sehr weiter geholfen. Na ich notiere mir nicht nur die Telefonnummer sondern frage auch gleich nach Diagnose und deren Anliegen und was die alles für das Erstgespräch mitbringen müssen. Und dann wird noch hinterher die Telefonnummer und der Name notiert.

Hallo Kukdiehe,

ich weiß ich nicht wie groß Deine Stadt ist, aber wenn Du Dir selben schaden möchtest, dann stell sofort eine Ausfallrechnung!

Ausfallrechnungen werden mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht beglichen. Wie soll es dann weitergehen? Mahnung/en schreiben und dann ab zum Inkassobüro? Das kostet Zeit, Geld und Nerven und negative Mundpropaganda ist dir sicher. Besser einmal kurz ärgern, wenn ein Patient nicht kommt und dann den Blick wieder auf das Positive richten...

Wegen ein mal nicht absagen oder zu spät absagen hatte ich noch nie ne Ausfallrechnung gestellt. Bis jetzt musste ich auch noch nie eine Ausfallrechnung stellen.
Ich hab jetzt die Lösung für mich gefunden. Ich denke mal, dass das auch nicht blöd ankommen wird.
Ich erwähne jetzt in Zukunft, dass ich den Termin fest am xy um xy gebucht/reserviert habe. Sollten Sie den Termin doch nicht wahr nehmen können bitte ich um rechzeitige Absage. Sonst wie gehabt. Das Anmeldeformular wird dann am ersten Tag ausgefüllt. Bis jetzt habe ich jeden Patienten gesagt, dass ich die Ausfallgebühren nur bei motorischen nicht Absagern oder viel zu spät absagern verlange. Bei den ersten malen passiert bei mir noch nix. So wollte ich es weiter handhaben.

P s ruft Ihr eigentlich zurück und macht den Patienten aufmerksam, dass er eigentlich jetzt einen Termin hat. Oder rührt ihr euch nicht und wartet einfach ab, ob der sich wieder meldet. Ich hab das Gefühl, dass ich das zurück rufen und nachfragen und den Patienten an unseren Termin zu erinnern sparen kann. Denn meistens sind die ja doch bei einem anderen Therapeuten oder wie auch immer. Man weis halt nicht ob der Termin einfach nur vergessen wurde, oder ob der Patient doch bei einem anderen Therapeuten gelandet ist.

Ich lasse beim Aufnahmegespräch die Patienten bzw. Eltern einen Infozettel unterschreiben. Neben der Schweigepflichtentbindung steht da folgendes:

"Bitte sagen Sie Ihre Termine nur in wirklich begründeten Fällen ab. Das Risiko von Absagen ist gesetzlich geteilt. Die Praxis trägt den Verdienstausfall für Absagen bis 24 Stunden vor dem Termin. Kurzfristige Absagen (unter 24 Stunden vor Beginn des Termins) müssen wir Ihnen mit dem VDAK-Kassensatz privat in Rechnung stellen (§615 BGB). Bei Montagsterminen benötigen wir eine Absage am vorhergehenden Freitag. Sie können hierfür auch den Anrufbeantworter nutzen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre Absage nicht zu unseren Lasten gehen kann. Sollte der Patient 10 Minuten nach Terminbeginn nicht anwesend sein, ohne sich gemeldet zu haben, gilt die Behandlung als kurzfristig abgesagt."

Letzter Satz bewahrt mich vor nervigem Rumtelefoniere.

Wieso die Angst vor negativer Mundpropaganda bei Inrechnungstellung oder gar Mahnung oder Inkasso?
Glaubt Ihr, der Klempner, der sein Geld nicht bekommt, wird aus Angst vor schlechter Werbung nicht Mahnen?

Vertrag ist Vertrag, das gilt auch bei Ergotherapeuten! Lasst Euch nicht ins Bockshorn jagen.

Karsten

...Schwieriges Thema... ich war sehr lange sehr nett;-) Nun war ich es auch leid und habe vor ein paar Wochen ein nicht zu übersehendes Schild im Wartebereich aufgehangen ( zusätzlich zum Infoblatt beim 1. Termin), dass Termine die nicht 24Stunden....... in Rechnung gestellt werden. Wir im Team haben beschlossen, dass es Ausnahmen gibt ( Patienten die immer zuverlässig kommen und einmal im Jahr kurzfristig absagen wg. Krankheit/ Eltern bei denen feststeht, dass Sie das Geld nie bezahlen werden -Hartz4 etc. ) und langjährige Patienten.

Die Wirkung ist schon überraschend. Nun rufen Patienten , die sonst 4 Stunden vorher abgesagt haben, plötzlich Montags an um für Mittwoch abzusagen. Auch Patienten von denen wir es nie gedacht haben! Alleine dass ist schon ein Erfolg! Manche Eltern sagen kurzfristig auf AB ab und sagen, dass Sie wissen, dass der Termin bezahlt werden muss.

Also Kuhdiele " Nur Mut" :-)

VG
Melanie

Wenn ein Patient motorisch absagt und mir dann noch was malt, stelle ich auch keine Ausfallrechnung......

sorry konnts mir nicht verkneifen ;-)

@KW und grunz:
Das wurde ja in einem anderen Thread bereits ausführlich diskutiert, bei Kukdiehes Anfrage ging es darum, wenn jemand den Ersttermin versäumt. Heißt also, sie hatte da noch nichts unterschrieben. Und dass mit der "schlechten Mundpropaganda" bezog sich eher darauf, nicht direkt beim ersten telefonischen Kontakt mit rechtlichem "KleinKlein" zu beginnen.

Ich gehe ja mal stark davon aus, dass sich jeder von uns beim direkten Erstkontakt mit den Klienten einen Therapievertrag unterzeichnen lässt, oder...?

Gruß, ergotron